Lieferanteninformation zur Rechnungslegung
- Rechnungsversand und Geltungsbereich
Die Rothballer electronic Systems GmbH verarbeitet Rechnungen, die per Post in Papierform oder elektronisch per E-Mail als PDF-Anhang eingehen. Die elektronische Übermittlung bietet Ihnen als Lieferant eine kostengünstige und schnelle Möglichkeit des Rechnungsversands sowie eine schnellere Rechnungsverarbeitung.
- Rechnungsversand per E-Mail
Voraussetzung für die Teilnahme am Verfahren der elektronischen Rechnungsübermittlung ist die Einhaltung der nachstehenden Kriterien:
- Rechnungen sind ausschließlich an die folgende Adresse zu senden:
e-invoice@rothballer.de
- Bitte senden Sie ausschließlich Rechnungen oder Gutschriften (keine Mahnungen, keine Lieferscheine, kein sonstiger Schriftverkehr) an das Postfach.
- Es werden nur Rechnungen im Dateiformat „.pdf“ verarbeitet.
- Pro Rechnung (inklusive dazugehöriger Anhänge) muss ein PDF-Dokument erstellt werden.
- Eine E-Mail darf mehrere Rechnungen enthalten, maximal 10 MB.
- Erläuternde Anhänge (z. B. Leistungsnachweise) dürfen nicht mit unterschiedlichen E-Mails oder Dateien verschickt werden, sondern müssen in das PDF-Dokument der jeweiligen Rechnung inkludiert sein.
- Jegliche andere angehängte Datei-Formate sowie der Inhalt der E-Mail selber werden nicht berücksichtigt und führen nicht zur Weiterverarbeitung.
- Verschlüsselte Dokumente können wir nicht verarbeiten.
- Bitte versenden Sie jede Rechnung nur einmal an o. a. Postfach und schicken sie bereits elektronisch zugestellte Dokumente nicht zusätzlich per Post.
Der Lieferant stimmt durch den Rechnungsversand den obigen Prämissen sowie der elektronischen Verarbeitung und gesetzlich vorgegebenen Datenspeicherung der Rechnungen zu.
- Rechnungsversand per Post
Rechnungen per Post sind an die Adresse zu verschicken, die in der Bestellung ausgewiesen ist. Bitte verzichten Sie unbedingt darauf, uns bereits elektronisch übermittelte Rechnungen nochmals per Post zuzusenden.
- Allgemeine Informationen zu Rechnungen
Rechtsfolgen (insbesondere resultierend aus dem Zugang einer Rechnung) treten nur bei Einhaltung des hier dargestellten Prozesses und einer vollständig übermittelten Rechnung ein. Eine Rechnung ist vollständig, wenn der Rechnungsinhalt den Festlegungen der Parteien und den Anforderungen der jeweiligen Finanzbehörden entspricht. Unvollständige Rechnungen bzw. Rechnungen, welche uns außerhalb dieses Prozesses erreichen, können wir nicht bearbeiten.